Doorbraakmiddelen voor spraakgestuurd rapporteren: dit regel je vóór 1 januari 2027

Dit artikel is gebaseerd op het modelplan van 29 september 2026. Bekijk voor de meest actuele informatie altijd de pagina over de doorbraakmiddelen op zorgakkoorden.nl. Daar vind je ook het modelplan spraakgestuurd rapporteren en een instructievideo.

Wat er precies opengaat
Het Bestuurlijk Overleg IZA-AZWA heeft modelplannen vastgesteld voor bewezen, arbeidsbesparende toepassingen die landelijk worden opgeschaald. Je schrijft zelf geen plan meer. Een aanvraag kan alleen op basis van een vastgesteld modelplan. Uitbetaling loopt via een beperkt aantal KPI’s die in het modelplan al zijn genormeerd. De marktleidende zorgverzekeraars beoordelen de aanvragen. De middelen worden ingezet in de periode 2027–2029 en zijn alleen bestemd voor diensten en producten die onder de Zvw vallen.

Er is één gezamenlijk indieningsmoment. Aanvragen worden dus niet op volgorde van binnenkomst behandeld. Je hoeft niet als eerste te klikken, maar je aanvraag moet wél kloppen. Na de deadline beoordelen de zorgverzekeraars de aanvragen in februari. Half maart hoor je de uitkomst en eind april worden de contracten afgerond. Wordt er in totaal meer aangevraagd dan er budget is, dan krijgen alle plannen een korting van maximaal 10%.

Wat de aanvraag van je vraagt
Lees het modelplan spraakgestuurd rapporteren met je team door. Let op vier dingen.

1. De voorwaarden per zorgsoort en de minimale schaal. Niet elk modelplan staat open voor elke zorgsoort. Daarnaast moet je aanvraag groot genoeg zijn. In de GGZ en de VVT voer je spraakgestuurd rapporteren in bij minstens 100 zorgverleners, in de medisch-specialistische zorg bij minstens 200. Je telt alleen zorgverleners die zorg uit de Zorgverzekeringswet leveren. Een aanvraag voor alleen een pilot wordt afgewezen.
2. Minder dan 100 zorgverleners? Dan kun je nog steeds meedoen. Het modelplan moedigt gezamenlijke aanvragen nadrukkelijk aan, bijvoorbeeld via je IZA-regio of samen met minstens één andere zorgaanbieder. Medendo helpt je daarbij: we koppelen je aan andere organisaties, zodat jullie samen één aanvraag indienen en toch in aanmerking komen.
3. De KPI’s. 70% van het budget krijg je in delen, als je mijlpalen haalt zoals de livegang en de tussenevaluatie. De overige 30% hangt af van de tijdwinst die je aantoont. Dat lukt alleen met een nulmeting, en zonder meting krijg je dat deel niet. Weet je nu hoeveel tijd je behandelaren kwijt zijn aan verslaglegging? Zo niet, begin daar.
4. De kosten. Het normbedrag is €500 per zorgverlener. Afhankelijk van de omvang van je organisatie wordt dat €400 tot €600. Je zet het in voor eenmalige kosten zoals projectleiding, training, juridische voorbereiding en implementatie. Licentiekosten worden niet vergoed, ook niet in het eerste jaar. Kosten die al uit andere middelen worden betaald of die je al gemaakt hebt, vallen er ook buiten. Zet op een rij welke activiteiten je wilt financieren en welke financiering er al is.
5. Een referentie. Je noemt minstens één vergelijkbare organisatie waar spraakgestuurd rapporteren al is opgeschaald.

Wie je intern nodig hebt
De aanvraag is niet het werk van één innovatiemanager. Je hebt minimaal nodig:

• De directie: voor het besluit, de handtekening onder aanvraag en resultaten, en de dekking na 2029.
• Een programmamanager: één trekker die de invoering leidt en de KPI’s bewaakt.
• ECD-beheer: voor de koppeling en de planning van een release.
• Privacyfunctionaris: voor DPIA en de verwerkersovereenkomst.
• Behandelaren: zonder dagelijks gebruik geen tijdwinst, en dus geen KPI.
• Teamleiders en ambassadeurs: zij maken tijd vrij voor training en zijn per team het eerste aanspreekpunt.
• Finance: voor de begroting en het registreren van de KPI’s.

Zorg ook dat je AI-beleid op orde is. Het modelplan vraagt je om vooraf in kaart te brengen hoe je organisatie met AI omgaat.

Elke stap neem je in een overleg dat gemiddeld eens per week of per twee weken plaatsvindt. Reken terug vanaf 1 januari. Begin je nu, dan haal je die overleggen nog.

Vragen die je een leverancier nu stelt

• Ben je gecertificeerd voor NEN 7510 en ISO 27001? Welke versie en welk jaar?
• Waar staat de data, en blijft die binnen de EU?
• Wordt audio opgeslagen? Zo nee, wat wordt er dan wél bewaard?
• Bepalen wij zelf de bewaartermijn?
• Hoe diep is de integratie met ons ECD, en wat vraagt die van ons beheer?
• Bij hoeveel zorgprofessionals draait dit vandaag al in de praktijk?

Medendo is gecertificeerd voor NEN 7510:2017 en ISO 27001:2022, werkt AVG-proof en host binnen de EU. Audio wordt niet opgeslagen, en als instelling stel je zelf de bewaartermijn in. Er zijn directe integraties met Medicore, SDB en Nedap Ons®. Op dit moment werken ruim 7.500 zorgprofessionals bij meer dan 150 organisaties met de digitale assistent. Na het gesprek is je verslag binnen 20 seconden gereed.

Hoe Medendo je helpt

We helpen je niet alleen met de aanvraag, maar ook met alles wat erna komt. Dat doen we op drie fronten.

Richting en verantwoording

• We schrijven de aanvraag samen met je en dienen hem samen in.
• We leveren de technische onderbouwing: functionaliteit, de koppeling met je ECD, continuïteit en een eventuele overstap.
• We houden de regie op privacy, informatiebeveiliging en AI-wetgeving.
• We werken scenario’s uit voor de tijd die vrijkomt, ook richting je zorgverzekeraar.

Programma- en projectsturing

• De projectleiding ligt bij jouw organisatie, met korte lijnen naar je teams en naar Medendo.
• We rollen uit in cohorten.
• We verzorgen de nulmeting, de voortgangsmetingen en de evaluaties waarvoor je bestuurder tekent.
• We maken werkafspraken per team en betrekken je cliënten- of patiëntenraad.

Ondersteuning op de werkvloer

• Korte, praktische trainingen op locatie, met een aparte training voor teamleiders.
• Per team een ambassadeur als eerste aanspreekpunt.
• We lopen mee op de afdeling en helpen gericht op basis van gebruiksgegevens.
• We gaan door tot de afgesproken adoptiegraad is gehaald, niet tot een bepaalde datum.

Teamleiders krijgen elke week een overzicht van het gebruik. Zo sluiten de werkvloer en de programmasturing op elkaar aan: de metingen en evaluaties zorgen dat het budget wordt uitbetaald.

Per cohort een traject van 100 dagen

• Maand 1: voorbereiden
• Maand 2: in gebruik
• Maand 3: borgen
• Daarna verbeteren we continu, tot we het overdragen aan je eigen beheerders.

Testen kan nu al, zonder verplichtingen

Je kunt Medendo 14 dagen gratis proberen, zonder verplichtingen. Gebruik die tijd meteen voor je aanvraag. Laat één team meedoen. Meet vooraf hoeveel tijd verslaglegging kost en meet het daarna opnieuw. In december onderbouw je je aanvraag dan met eigen cijfers.

Wat je deze week regelt

Zet het modelplan op de agenda van het eerstvolgende MT-overleg en wijs één trekker aan. Tel hoeveel zorgverleners in Zvw-zorg meedoen. Kom je niet aan 100, neem dan contact met ons op, dan zoeken we samen partners voor een gezamenlijke aanvraag. Vraag daarna ECD-beheer en je privacyfunctionaris om in november en december tijd te reserveren.