Twaalf minuten per gesprek terug én een rustigere werkdag.

De uitdaging
  
Bij GGZ Centraal ging veel tijd op aan indirecte tijd: de verslaglegging na een gesprek. Een kort voortgangsgesprek leverde een paar zinnen op, maar een intake, een lang diagnostisch gesprek of een ontwikkelingsanamnese – waarin iemand zijn hele jeugd vertelt – kon al snel twee uur uitwerktijd kosten. Behandelaren doken daardoor ’s avonds nog weleens achter de computer.
  
Ook in de spreekkamer was het merkbaar. Wie tijdens het gesprek meetypt, kijkt steeds even weg van de cliënt naar het scherm. Eerdere pogingen om zelf aan de verslaglegging te sleutelen – bijvoorbeeld korter rapporteren bij intelligentieonderzoek – hielpen wel, maar leverden vooral discussie op: zoveel medewerkers, zoveel meningen.

De selectie
  
Het begon bij een ‘spraakproeverij’ van het GGZ-kennisknooppunt, waar verschillende leveranciers hun product toonden. Laura zag direct de potentie, maar was ook sceptisch: lange gesprekken en meerdere stemmen in één ruimte waren toen nog lastig.
  
In de zomer van 2024 startte GGZ Centraal een pilot met een kleine groep vooral enthousiaste medewerkers, die een aantal producten naast elkaar testte. Door hetzelfde gesprek met twee producten te verwerken werd het verschil in kwaliteit en snelheid direct zichtbaar. Omdat de producten zich snel ontwikkelden, besloot de organisatie bewust nog niet te kiezen en later een tweede, bredere pilot te doen – ditmaal met complete teams, inclusief collega’s die er weinig van verwachtten.
  
Drie dingen gaven uiteindelijk de doorslag voor Medendo:
 

• Aanpasbaar aan het eigen werk. Met de template-wizard maken behandelaren zelf templates die aansluiten op hun werkproces; met het toverstafje passen ze een verslag snel aan – korter, langer, of ‘patiënt’ in plaats van ‘cliënt’. Dat was bij andere oplossingen op dat moment niet mogelijk.
• Snelheid.
  Een verslag stond in de beginfase gemiddeld binnen twee minuten klaar, terwijl behandelaren elders soms tien minuten of langer moesten wachten voordat ze verder konden.
• Certificering. Medendo beschikte inmiddels over de ISO 27001- en NEN 7510-certificering, waarmee informatiebeveiliging en privacy aantoonbaar geborgd zijn.

Het resultaat van de tweede pilot verraste zelfs de voorlopers: waar collega’s eerder gewend waren geraakt aan een ander product, wilde na de pilot vrijwel iedereen met Medendo werken.
 
De uitrol
  
De opstart verliep soepel. Medendo heeft weinig knoppen: een startknop, een stopknop en een verslag dat eruit rolt. Veel uitleg was niet nodig, waardoor teams snel aan de slag konden.
  
GGZ Centraal ontwikkelde wel een eigen e-learning – niet om de bediening uit te leggen, maar om het waarom te delen: het verlichten van administratieve lasten, de ideeën achter het product, en praktische tips zoals het gebruik van de template-wizard, het toverstafje en het inspreken van eigen observaties na afloop van een gesprek. Vragen of verbetersuggesties gaan via de chatfunctie in het programma zelf en worden snel opgepakt.
 
In december waren er negentig gebruikers. Sinds 1 februari geldt binnen GGZ Centraal: wie het wil gebruiken, mag.

De resultaten
  
Meer rust in de werkdag. De tijdwinst van gemiddeld twaalf minuten per gesprek zit vooral tussen de afspraken: een gesprek makkelijker afronden, even voorbereiden op het volgende, een kop koffie halen. Verslagen zijn eerder klaar, waardoor er minder vaak ’s avonds nog iets afgemaakt hoeft te worden.
  
Meer oog voor de cliënt. Zonder toetsenbord tussen behandelaar en cliënt verloopt het gesprek rustiger: geen multitasken meer tussen typen en praten, meer oogcontact. Het is bovendien letterlijk stiller in de kamer – prettig voor iedereen, en zeker voor cliënten met autisme, die geluiden als het tikken op een toetsenbord vaak als storend ervaren.
  
Betere, leesbaardere verslagen. Hoewel GGZ Centraal medewerkers bewust vrij laat in het maken van eigen templates, zijn verslagen uniformer geworden: volledige, goedlopende zinnen zonder typ- of spelfouten, in een stijl die ook voor cliënten goed te lezen is. Bij complexe gesprekken zoals een ontwikkelingsanamnese ordent Medendo de informatie onder de juiste kopjes; de conclusie trekt de behandelaar zelf.
  
Meer capaciteit. Een intake werd voorheen standaard met twee behandelaren gedaan – één voor het gesprek, één voor de verslaglegging. Steeds vaker doet Laura dat nu alleen, waardoor een collega vrijkomt voor ander werk. Gezien de wachtlijsten draagt dat direct bij aan de toegankelijkheid van zorg.
  
Transparantie richting cliënten. Bij een behandelplanbespreking zet Laura het verslag vlak voor het einde van het gesprek klaar en bekijkt het samen met de cliënt. Zo wordt het dossier meer iets van de cliënt zelf, in plaats van iets administratiefs van de hulpverlener.