Die Herausforderung
  
Bei GGZ Centraal floss viel Zeit in indirekte Tätigkeiten: die Dokumentation nach einem Gespräch. Ein kurzes Verlaufsgespräch ergab nur wenige Sätze, aber eine Aufnahme, ein langes diagnostisches Gespräch oder eine Entwicklungsanamnese – in der jemand seine gesamte Kindheit erzählt – konnte schnell zwei Stunden Ausarbeitungszeit kosten. Behandler saßen deshalb abends oft noch vor dem Computer.
  
Auch im Sprechzimmer war dies spürbar. Wer während des Gesprächs mitschreibt, wendet den Blick immer wieder vom Patienten ab zum Bildschirm. Frühere Versuche, die Dokumentation selbst zu optimieren – zum Beispiel kürzeres Berichten bei Intelligenzuntersuchungen – halfen zwar, führten aber vor allem zu Diskussionen: so viele Mitarbeiter, so viele Meinungen.

Die Auswahl
  
Es begann bei einer „Sprach-Kostprobe“ des GGZ-Wissensknotenpunkts, bei der verschiedene Anbieter ihre Produkte zeigten. Laura sah sofort das Potenzial, war aber auch skeptisch: Lange Gespräche und mehrere Stimmen in einem Raum waren damals noch schwierig.
  
Im Sommer 2024 startete GGZ Centraal ein Pilotprojekt mit einer kleinen Gruppe vor allem enthusiastischer Mitarbeiter, die mehrere Produkte parallel testeten. Im Rahmen dieses Pilotprojekts testete Laura neben Medendo noch eine weitere Lösung, wobei der Unterschied in Qualität und Geschwindigkeit sofort sichtbar wurde. Da sich die Produkte schnell weiterentwickelten, entschied sich die Organisation bewusst gegen eine sofortige Wahl und für ein zweites, breiteres Pilotprojekt – diesmal mit kompletten Teams, einschließlich Kollegen, die wenig davon erwarteten.
  
Drei Dinge gaben letztendlich den Ausschlag für Medendo:
 

• Anpassbar an die eigene Arbeitsweise. Mit dem Vorlagen-Assistenten erstellen Behandler selbst Vorlagen, die zu ihrem Arbeitsprozess passen; mit dem „Zauberstab“ passen sie einen Bericht schnell an – kürzer, länger oder „Patient“ statt „Klient“. Das war bei anderen Lösungen zu diesem Zeitpunkt nicht möglich.
• Qualität. Medendo schnitt bei der Lesbarkeit, den Zusammenfassungen und der Sprechererkennung deutlich besser ab als die anderen getesteten Lösungen.
• Höhere Zeitersparnis. Die Teilnehmer des Pilotprojekts schätzten, dass sie mit Medendo 25–50 % weniger Zeit für die Nachbearbeitung benötigten.
• Schneller und stabiler. Nutzer berichteten, dass Medendo Berichte schneller generierte.
• Bessere Personalisierung. Das Erstellen und Teilen eigener Vorlagen wurde als großer Mehrwert angesehen. Dies war bei anderen Lösungen nicht möglich.
• Zertifizierung. Medendo beschikte inmiddels over de ISO 27001- en NEN 7510-certificering, waarmee informatiebeveiliging en privacy aantoonbaar geborgd zijn.

Das Ergebnis des zweiten Pilotprojekts überraschte selbst die Vorreiter: Während sich Kollegen zuvor an ein anderes Produkt gewöhnt hatten, wollte nach dem Pilotprojekt fast jeder mit Medendo arbeiten.
 
Der Rollout
  
Der Start verlief reibungslos. Medendo hat nur wenige Tasten: eine Start-Taste, eine Stopp-Taste und ein fertiger Bericht. Viel Erklärung war nicht nötig, sodass die Teams schnell loslegen konnten.
  
GGZ Centraal entwickelte jedoch ein eigenes E-Learning – nicht um die Bedienung zu erklären, sondern um das „Warum“ zu vermitteln: die Entlastung von administrativen Aufgaben, die Ideen hinter dem Produkt und praktische Tipps wie die Nutzung des Vorlagen-Assistenten, des Zauberstabs und Tipps von Nutzern, wie das Aufsprechen eigener Beobachtungen nach einem Gespräch. Fragen oder Verbesserungsvorschläge werden über die Chat-Funktion im Programm selbst gestellt und schnell bearbeitet.
 
Im Dezember gab es neunzig Vorreiter. Seit dem 1. Februar gilt bei GGZ Centraal: Wer es nutzen möchte, darf es.

Die Ergebnisse
  
Mehr Ruhe im Arbeitstag. Der Zeitgewinn von durchschnittlich zehn Minuten pro Gespräch macht sich vor allem zwischen den Terminen bemerkbar: ein Gespräch leichter abschließen, sich kurz auf das nächste vorbereiten, einen Kaffee holen. Berichte sind früher fertig, sodass seltener abends noch etwas erledigt werden muss.
  
Mehr Fokus auf den Patienten. Ohne Tastatur zwischen Behandler und Patient verläuft das Gespräch ruhiger: kein Multitasking mehr zwischen Tippen und Sprechen, mehr Blickkontakt. Zudem ist es buchstäblich leiser im Raum – angenehm für alle, und besonders für Patienten mit Autismus, die Geräusche wie das Tippen auf einer Tastatur oft als störend empfinden.
  
Bessere, lesbarere Berichte. Obwohl GGZ Centraal den Mitarbeitern bewusst Freiraum bei der Erstellung eigener Vorlagen lässt, sind die Berichte einheitlicher geworden: vollständige, flüssige Sätze ohne Tipp- oder Rechtschreibfehler, in einem Stil, der auch für Patienten gut lesbar ist. Bei Gesprächen mit vielen Informationen, wie einer Entwicklungsanamnese, ordnet Medendo die Informationen unter den richtigen Überschriften ein; das Fazit zieht der Behandler selbst.
  
Mehr Kapazität. Eine Aufnahme wurde früher standardmäßig von zwei Behandlern durchgeführt – einer für das Gespräch, einer für die Dokumentation. Immer öfter macht Laura das nun allein, wodurch ein Kollege für andere Aufgaben frei wird. Angesichts der Wartelisten trägt dies direkt zur Zugänglichkeit der Versorgung bei.
  
Transparantie richting cliënten. Bei einer Behandlungsplanbesprechung bereitet Laura den Bericht kurz vor Ende des Gesprächs vor und geht ihn gemeinsam mit dem Patienten durch. So wird die Akte mehr zu etwas, das dem Patienten selbst gehört, statt zu einer rein administrativen Aufgabe des Helfers.